Техника и электроника

Очень многие секретари часто делают ошибки в оформлении документов. Нередко это сопряжено с недостающим опытом работы или со трудным оформлением определенных документов. Чтобы подобных проблем не появлялось, давайте установим порядок оформления документов, с помощью которого удастся сделать эту процедуру не менее тяжелой и систематизированной.

Части документа и порядок их оформления

Любой документ распределяется на 3 части: заглавная, массивная и оформляющая. Как ясно из наименования, заглавная часть представляет собой заголовок документа и имеет информацию о компании, ее адрес, контакты и другие юридические реквизиты (их набор может колебаться зависимо от вида документа).

Массивная часть является сущностью самого документа. К ней относится название деловой бумажки, ее номер, и ее главная суть.

Оформляющая часть документации состоит из даты, подписи, расшифровки подписи (время от времени с указанием должности лица, записавшего документ) и других технологических пометок, появляющихся в процессе оформления и уточнения. Например, к числу подобных пометок можно отнести гриф «Отвергнуто» или «Принять», которые проставляются вверху документа.

Стоит отметить, что самые систематические ошибки в оформлении документов появляются в заглавной или оформляющей частях. В большинстве случаев, массивная часть может быть составлена почти неоправданно (кроме федеральных и городских заведений, которые имеют отчетливый распорядок), если соблюдать условие, что это никоим образом не окажет влияние на суть документа.

Тогда, как заглавная часть состоит из данных, каждая ошибка в которых делает документ ненастоящим. Например, неверное распоряжение адреса компании или ошибка в заглавии могут привести к тому, что трибунал утверждает этот документ ненастоящим. Вследствие этого важно избежать погрешностей во время оформления этой части.

Наиболее популярная ошибка в оформляющей части – это неверная дата документа. Не стоит забывать, что на документе устанавливается дата подписания, а не его составления. Не вдаваясь в пространные рассуждения, дата уточнения или дата входа документа в силу.

Из вышесказанного становится ясно, что порядок оформления документа должен следовать размещению элементов на листе документа. Прежде всего необходимо правильно заполнить заглавную часть, дальше следует сама суть документа и лишь потом оформляющая.

Следует уточнить, что, в большинстве случаев, оформляющую часть наполняет совершенно другой работник организации. И более того, она может быть заполнена работником другой организации, заказчиком компании и т.д. Это в особенности важно, когда речь заходит о подписании соглашений.

ГОСТ об оформлении документов

В РФ существует множество ГОСТов и инструкций, регламентирующих работу с бумагами на всех ее шагах. Самое почтенное и значительное место по праву принадлежит ГОСТу Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к декорированию документов». Именно он имеет основные требования и правила, которыми нужна следовать в делопроизводстве во время оформления документов. Давайте рассмотрим более подробно в данном вопросе.

Как известно, ГОСТ Р 6.30-2003 заключительный раз производился в новой редакции в 2003 году. Прошлые версии этого эталона датируются 1990 и 1997 годами. В зависимости от временного промежутка между свежими редакциями ГОСТа можно прийти к выводу, что в ближайшее время делопроизводителям стоит ожидать новую редакцию эталона, которая занесет собственные коррективы в оформление документов в 2017 году.

Перемены заденут 3-х отраслей деятельного ГОСТа: состав реквизитов на бланке, их оформление на бумагах и требования к бланкам документов.

Так, по плану, в новой версии ГОСТа будет новый атрибут – Герб (другой официальный знак) городского образования. Использование этой символики учтено Государственным законодательством от 06.10.2003 номер 131-ФЗ «Об всеобщих принципах организации регионального самоуправления в Отечественной Федерации»; в ред. от 14.10.2014, но прошлые версии ГОСТа не имеют этого реквизита.

Также новая модификация ГОСТа будет иметь такой атрибут, как планка о конфиденциальности, которая обширно используется на деле, но отсутствует в действующем Посетителе, в виду чего регулярно появляются вопросы насчет ее положения на листе документа. Грамотный порядок оформления документов на казахском указан на сайте resmihat.kz.

Бланки в порядке оформления документов

Использование бланков почти во всем упрощает порядок оформления документов. В случае наличия готовых бланков для автономных типов документов остается только заполнить массивную часть документа и дать его на подпись. Это выражается тем, что бланк организации имеет наводненную заглавную часть. Также, если говорить о бланке для автономного вида документов, то он имеет и название документа, рядом с которым останется установить последовательный номер.

И более того, бланки документов имеют пометки для наполнения главных реквизитов оформляющей части, что также ощутимо упрощает работу. При значительном размере документооборота имеет резон заказать изготовление бланков для наиболее распространенных документов. Это далеко не только лишь уменьшит время и ошибки оформления, но также и поможет в становлении репутации вашей организации.